Rubrik Management Ekspor Impor (Ketiga)

Diasuh oleh Sutomo Asngadi, SS

Praktisi dan Trainer Ekspor Impor Tinggal di Jakarta

Dokumen - Dokumen Penting Dalam Transaksi Ekspor Impor

• Dokumen-dokumen pengangkutan :  (1) Bill of Lading, (2) Air Waybill & (3) Railway Consignment Note. 
• Invoice (Faktur) : (1) Proforma Invoice, (2) Commercial Invoice & (3) Consuler Invoice. 
• Dokumen Asuransi : (1) Insurance Police, (2) Insurance Certificate & (3) Cover Note. 
• Dokumen Tambahan : (a) Packing List, (b) Certificate of Origin (c) Certificate of Inspection (d) Certificate of Quality (e) Manufacturer’s Quality Certificate (f) Certificate of Analysis (g) Weight Certificate (Weight Note / List) (h) Measurement List (i) Sanitary, Health dan Veterinary Certificate (j) Draft / Bill of Exchange (Wesel) (k) Dokumen lain-lain. 
• Dokumen Penting, yang dimaksud dengan dokumen penting adalah dokumen yang dikeluarkan oleh Badan Pelaksana Utama Perdagangan Internasional yang berfungsi sebagai alat pembuktian realisasi suatu transaksi.

Yang termasuk dalam dokumen ini yaitu : 

Dokumen - Dokumen Pengangkutan

1)  Bill of Lading (B/L)

“Bill of Lading adalah tanda terima barang yang telah dimuat di dalamkapal laut, yang juga merupakan documents of title yang berarti sebagai bukti atas pemilikan barang, dan disamping itu merupakan bukti dari adanya perjanjian pengangkutan barang-barang melalui laut” Bill of Lading (konosemen) merupakan dokumen pengapalan yang paling penting karena mempunyai sifat jaminan atau pengamanan.

Adapaun pihak-pihak yang tercantum dalam Bill of Lading (B/L) adalah :

• Shipper yaitu pemilik kapal yang dalam banyak hal merupakan pengirim L/C (beneficiary).
• Consignee, yaitu pihak yang merupakan penerima barang dimana kepadanya akan diberlakukan tentang saat tibanya barang.
• Carrier yaitu perusahaan pelayaran yang berhubungan dengan perusahaan tersebut.
• Notify Party dalam hal ini ditetapkan siapa saja yang terdapat dalam L/C tersebut.

Fungsi-fungsi Bill of Lading (B/L) Bill of Lading (B/L) mempunyai 3 (tiga) fungsi yakni :

• sebagai tanda penerimaan (kuitansi) barang-barang yang diterima oleh pengangkut (carrier) dan pengirim barang (shipper) ke suatu tempat tujuan tertentu dan selanjutnya barang-barang tersebut diserahkan kepada pihak penerima (consignee)
• Sebagai bukti kepemilikan atas barang, Bill of Lading menunjukkan hak pemilikan atas barang-barang dan tanpa bill of lading tersebut seseorang atau orang lain yang ditunjuk tidak dapat menerima barang-barang yang disebutkannya di dalam B/L yang bersangkutan dari perusahaan pelayaran.
• Sebagai bukti adanya perjanjian pengangkutan dan penyerahan barang-barang antara pihak pengangkut dengan pengiriman.

Jenis-Jenis pernyataan Bill of Lading (B/L), Adapun jenis-jenis dari pernyataan Bill of Lading ini adalah :

• Received for shipment Bill of Lading Merupakan jenis Bill of Lading (B/L) yang dikeluarkan untuk barang-barang yang akan dimuat ke atas kapal
• Shippen on Board Bill of Lading Merupakan jenis Bill of Lading yang dikeluarkan untuk barang-barang yang sudah dimuat ke atas kapal tertentu. Jenis dokumen Bill of Lading ini sangat penting karena itu setelah dokumen ini diterima dari suatu perusahaan pelayaran, ia harus diperiksa dan diteliti dengan cermat.

2)  Airway Bill

Merupakan tanda penerimaan barang yang dikirim melalui udara untuk barang dan alamat yang tertentu. Perlu diperhatikan bahwa airway bill ini bukan merupakan dokumen kepemilikian seperti Bill of Lading pada umumnya sehingga Airway Bill ini ditujukan kepada penerima tertentu atau bank koresponden yang telah disepakati.

Dalam pemeriksaan airway bill ini, harus diperhatikan mengenai nama dan alamat pengirim/penjual dan penerima/pembeli serta nama barang yang bersangkutan. Hal ini tidak perlu terlalu terperinci seperti jenis Bill of Lading lainnya.

Dalam Airway Bill harus ada tercantum pernyataan ‘tanda terima barang untuk dikirim ke tempat tujuan’ oleh maskapai penerbangan bersangkutan dengan mencantumkan pula tanggal penerbitan, nama kota serta tanda tangan pejabat yang berwenang dan stempel perusahaan. Jadi Airway Bill ini hanya terdapat dalam L/C dimana pengangkutan barang-barang tersebut dilakukan melalui udara.

3)  Railway Consignment Note  

Hanya terdapat pada pengangkutan barang-barang dengan kereta api. Dikenal juga dengan istilah ”Surat Angkutan Kereta Api”. Pada dokumen ini dicantumkan juga nama stasiun pemberangkatan, kota tujuan, nama dan alamat eksportir. Dokumen ini harus dicap dengan nama stasiun kereta api yang bersangkutan. Setelah barang-barang tersebut sampai di tempat tujuan. Maka barang-barang itu akan diserahkan kepada penerima (consignee) atas permohonan dari yang bersangkutan dan dibuktikan oleh pejabat-pejabat perusahaan kereta api di tempat tujuan.

Invoice (Faktur)

Invoice (Faktur) adalah suatu dokumen yang penting dalam perdagangan sebab dengan data-data dalam invoice ini dapat diketahui berapa jumlah wesel yang akan ditarik, jumlah penutupan asuransi dan penyelesaian segala macam bea masuk.

Invoice ini dikeluarkan oleh eksportir untuk importir. Pada umumnya

dokumen ini berisi tentang :

• Jumlah Barang (Quantity)
• Perhitungan pembayaran (Payment Breakdown)
• Harga satuan (Unit Price)
• Harga total (Total Price)

Invoice (Faktur) terdiri atas beberapa bentuk, yaitu :

1)  Proforma Invoice

Proforma Invoice ini merupakan tawaran kepada pembeli untuk menempatkan pesanannya yang pasti, yang biasanya berisi syarat-syarat jual-beli dan harga barang sehingga setelah adanya persetujuan dari pembeli maka akan ada kontrak yang pasti yang sesuai dengan ketentuan dalam proforma invoice Proforma Invoice ini biasanya digunakan apabila :

• pembayaran atas harga barang dilakukan sebelum pengapalan
• Barang-barang diekspor sebelum adanya kontrak perdagangan yang pasti, 
• invoice ini memberikan keterangan dimana barang-barang itu ditempatkan.
• Digunakan sebagai data penumpang dan sarana pendukung dalam suatu tender.

2)  Commercial Invoice

Istilah lain yang sering digunakan dalam masyarakat adalah ”Invoice”. Commercial invoice ini bukan hanya merupakan tawaran seperti halnya proforma invoice tetapi merupakan nota perincian tentang jenis barang, harga barang dan keterangan-keterangan lain yang berhubungan dengan barang tersebut. Commercial Invoice ini dibuat oleh penjual (eksportir) yang ditujukan kepada pembeli (importir) yang sesuai dengan yang tercantum pada L/C.

Dalam Commercial Invoice dapat terjadi perincian harga barang-barang yang tercantum bukan merupakan harga yang ditawarkan. Hal ini dimungkinkan apabila telah ada kesepakatan bahwa eksportir akan membayar ongkos tambahan pengapalan dan eksportir akan menagih kepada pembeli sebesar jumlah yang sebenarnya.

3)  Consular Invoice

Adalah suatu invoice yang dikeluarkan olehm instansi-instansi resmi yakni kedutaan dan konsulat. Ketentuan mengenai consular invoice ini berbeda-beda disetiap negara, ada yang menentukan bahwa Consular Invoice ini tidak mutlak diperlukan tetapi ada juga yang menentukan bahwa Consular Invoice ini harus ada. Perlunya Consular Invoice ini antara lain untuk memeriksa harga jual barang dibandingkan dengan harga pasar.

Dokumen Asuransi

Mengenai Asuransi ini ada diatur dalam Kitab Undang-Undang Hukum Dagang, dimana pasal 245 Kitab Undang-Undang Hukum Dagang, memberikan pengertian Asuransi sebagai berikut : ”Asuransi atau pertanggungan adalah perjanjian, di mana penanggung mengikat diri terhadap tertanggung dengan memperoleh premi, untuk memberikan kepadanya ganti rugi karena suatu kehilangan, kerusakan, atau tidak mendapat keuntungan yang diharapkan, yang mungkin akan dapat diderita karena suatu peristiwa yang tidak pasti.” Dengan demikian, kita dapat melihat bahwa : ”Dokumen Asuransi adalah surat bukti pertanggungan yang dikeluarkan oleh maskapai asuransi atas permintaan Eksportir maupun Imsportir untuk menjamin keselamatan atas barang yang dikirim dari aneka bencana dan kerusakan, dengan membayar premi”

Dokumen Asuransi dapat dibuat : (a) atas nama pengasuransi (b) atas order bank (c) (Banker’s Clause) dan (d) atas nama pembawa

Adapun dokumen asuransi terdiri atas beberapa bentuk yakni :

1)  Insurance Policy

Adalah merupakan bukti kontrak asuransi barang-barang yang akan diangkut dengan kapal atas nama si tertanggung membayar premi

2)  Insurance Certificate

Dokument asuransi yang merupakan surat keterangan yang menerangkan  bahwa terhadap barang-barang tertentu yang diangkut telah dilakukan penutupan transaksi

3)  Cover Note

Merupakan pemberitahuan dari sebuah perusahaan asuransi yang menyatakan bahwa suatu telah ditutup menunggu hingga suatu sertifikat asuransi dikeluarkan.